Evaluasi Umum

Evaluasi Umum mengkaji kesesuaian Prodi terhadap seluruh butir KA dan ABEA. Jenis proses evaluasi ini mencakup dua kegiatan utama oleh Tim Evaluasi, yakni:

  1. kaji-ulang dokumen LED yang diserahkan secara elektronik melalui SEO IABEE
  2. pengamatan langsung melalui KS terhadap Prodi dan unit-unit pendukungnya di dalam lingkup LPP, yang juga didokumentasikan dalam SEO

Evaluasi Umum diterapkan terhadap suatu Prodi dalam interval yang tidak melebihi enam tahun. Prodi dengan status akreditasi yang telah kadaluarsa harus menjalani Evaluasi Umum. Tabel 1 menyajikan diagram aktivitas proses Evaluasi Umum yang diterapkan oleh IABEE. Seluruh informasi yang dihasilkan oleh proses ini direkam dalam SEO. Subpasal-subpasal berikut memberikan paparan yang lebih rinci mengenai langkah-langkah proses dalam Tabel 1.

Tabel 1. Langkah-langkap dalam Proses Evaluasi Umum

diagram evaluasi umum

1. pendaftaran wp & wlpp

Pejabat-pejabat kampus yang ditugaskan sebagai WP dan WLPP diwajibkan mendaftarkan diri sebelum proses evaluasi (melalui URL www.iabee.or.id/) dengan mengunggah bukti-bukti kewenangan yang sesuai. Rektor, Direktur, atau Dekan diperkenankan menunjuk orang lain sebagai WLPP. Orang lain yang ditunjuk harus memiliki jabatan minimum Lektor Kepala, bergelar Doktor, dan memahami persyaratan dan proses evaluasi dan akreditasi Prodi berbasis luaran secara umum.

2. verifikasi pendaftaran wp & wlpp

Sekretariat IABEE memeriksa validitas berkas-berkas pendaftaran WP dan WLPP yang telah diunggah oleh pendaftar terkait. Jika validitas pendaftar dapat dipastikan, maka Sekretariat akan mengirimkan pemberitahuan melalui surel kepada para pendaftar tersebut. Pemberitahuan ini selanjutnya akan mengisyaratkan Prodi untuk mengajukan permohonan evaluasi dengan mengisi Formulir Kelayakan Prodi dalam Sistem Evaluasi Online (SEO) IABEE.

3. permohonan evaluasi prodi

Pejabat WP / WLPP mengajukan permohonan evaluasi Prodi dengan mengisi sejumlah parameter penting dalam Formulir Kelayakan Prodi di SEO IABEE. Proses Evaluasi Umum dapat dipilih oleh Prodi yang mengajukan evaluasi pertama atau evaluasi ulang.

4. verifikasi kelayakan program

Ketua EAC IABEE memeriksa data Prodi yang dientrikan oleh WP / WLPP pada Formulir Kelayakan Prodi, berdasarkan butir-butir kriteria kelayakan yang tercantum pada pasal 2.3 dokumen ABEA ini.

5. perencanaan jadwal tahunan evaluasi

Ketua EAC menghimpun segenap hasil verifikasi kelayakan Prodi untuk siklus akreditasi yang berlaku. Suatu jadwal kegiatan evaluasi untuk siklus tersebut kemudian dirumuskan berdasarkan daftar Prodi-prodi yang layak untuk dievaluasi, serta ketersediaan Evaluator Prodi (EVP) yang sesuai. Jika terdapat lebih dari satu Prodi dari disiplin yang sama layak untuk dievaluasi, maka jadwal akan ditetapkan dengan memprioritaskan Prodi yang terlebih dahulu mengajukan diri untuk dievaluasi.

6. Pemberitahuan mulai evaluasi & invoice

Setelah kelayakan dan jadwal evaluasi tiap Prodi dalam siklus akreditasi dapat dipastikan, Sekretariat IABEE mengirimkan pemberitahuan melalui surel kepada tiap Prodi. Pemberitahuan ini mencakup: (1) pemberitahuan dimulainya proses evaluasi  (2) kata sandi untuk mengakses formulir LED online dalam SEO  (3) tenggat-tenggat penting selama keseluruhan proses evaluasi  (4) invoice untuk seluruh biaya evaluasi, termasuk informasi cara dan tenggat pembayaran.

7. penugasan disiplin eac

Setelah jadwal tahunan evaluasi ditetapkan, Ketua EAC memeriksa daftar Prodi-prodi yang akan dievaluasi dan menugaskan Ketua Disiplin yang sesuai untuk setiap Prodi.

8. pemilihan anggota tim evaluasi

Ketua Disiplin EAC yang ditugaskan selanjutnya memilih para anggota Tim Evaluasi Prodi (TEP) berdasarkan ketersediaan para EVP. Pemeriksaan akan didasarkan pada kompetensi akademik, kualifikasi pelatihan, dan potensi konflik kepentingan dengan Prodi yang akan dievaluasi.

9. penugasan ketua tim evaluasi

Ketua EAC menugaskan satu orang Ketua Tim untuk setiap TEP. Jika terdapat lebih dari satu Prodi dalam satu LPP yang akan dievaluasi secara serempak, maka satu orang Ketua Tim akan ditugaskan untuk semua TEP yang akan bertugas untuk LPP tersebut.

10. persetujuan pengamat evaluasi

IABEE mempersilakan siapapun yang bukan anggota IABEE untuk berpartisipasi sebagai Pengamat dalam proses evaluasi. Permohonan untuk menjadi Pengamat dapat dilakukan melalui laman IABEE. Ketua EAC memeriksa dan menyetujui permohonan tersebut. Ia kemudian menempatkan tiap Pengamat ke TEP yang cocok berdasarkan kesesuaian dengan latar belakang akademik atau disiplin keteknikan. Jumlah Pengamat yang diperbolehkan untuk setiap TEP tidak melebihi dua orang.

Sejumlah kecil biaya akan dikenakan kepada para Pengamat, untuk menutup pengeluaran untuk konsumsi dan akomodasi yang diperlukan selama proses evaluasi.

11. penerimaan tim evaluasi

Prodi diminta untuk memverifikasi Tim Evaluasi yang diajukan oleh IABEE, dan menyampaikan persetujuan mereka terhadap keanggotaan Tim melalui SEO. Jika Prodi berkeberatan dengan Tim yang diajukan karena suatu alasan yang masuk akal (misalnya adanya konflik kepentingan), maka Ketua EAC akan menugaskan ulang Tim yang baru.

12. konfirmasi akhir tim evaluasi

Setelah Prodi menyetujui TEP yang diajukan, Ketua EAC mengkonfirmasikan Ketua Tim dan anggota TEP melalui pemberitahuan resmi kepada Prodi melalui SEO, penerbitan Surat Tugas resmi kepada Tim, serta pemberian akses ke SEO kepada para anggota TEP.

13. penyerahan led lengkap

Prodi diharuskan menyelesaikan penyusunan dokumen Laporan Evaluasi Diri melalui SEO sampai dengan tenggat yang dijelaskan dalam subpasal 2.4.2.6. Setelah tenggat tersebut terlampaui, Prodi tidak lagi diperkenankan menambahkan / mengubah konten LED sampai pemberitahuan selanjutnya.

14. pelunasan biaya evaluasi

Prodi wajib melunasi pembayaran biaya-biaya evaluasi seperti dirincikan dalam invoice sebelum tenggat yang dijelaskan dalam subpasal 2.4.2.6. Pelunasan pembayaran akan mengisyaratkan TEP untuk memulai pengkajian terhadap dokumen LED yang telah diserahkan.

15. kajian pertama prodi

Dalam Kajian Pertama Prodi, para anggota TEP melakukan kaji-ulang (review) terhadap dokumen LED yang diserahkan oleh Prodi. Setiap anggota memberikan skor ‘A/C/W/D’ untuk setiap butir evaluasi dalam Kertas Kerja EVP secara online. Para Pengamat diperkenankan pula untuk mengkaji LED, namun tidak diberikan wewenang untuk menetapkan skor ‘A/C/W/D’. Para anggota TEP juga diharapkan untuk memberitahukan kepada Ketua Tim kebutuhan informasi, data, maupun penjelasan tambahan dari Prodi untuk menjamin bahwa asesmen terhadap Prodi dilaksanakan secara akurat.

16. kajian kedua prodi

Ketua Tim menghimpun hasil-hasil Kajian Pertama Prodi dari para anggota TEP. Ia kemudian menyusun Kajian Kedua Prodi berdasarkan hasil-hasil ini, dengan mempertimbangkan perbedaan hasil asesmen di antara para anggota. Ketua Tim juga menghimpun kebutuhan tambahan informasi, data, maupun penjelasan dari Prodi yang diajukan oleh para anggota Tim. Hasil-hasil Kajian Kedua Prodi kemudian dikirim kepada WP / WLPP melalui SEO.

17. tanggapan pertama prodi

Setelah Ketua Tim menyampaikan hasil Kajian Kedua Prodi kepada WP / WLPP, Prodi diharapkan menanggapi permintaan tambahan informasi, data, maupun penjelasan dari TEP. Tenggat penerimaan Tanggapan Pertama Prodi ini disampaikan kepada WP / WLPP sesuai subpasal 2.4.2.6.

18. kajian ketiga prodi

Ketua Tim menghimpun tambahan informasi yang disampaikan oleh Prodi melalui Tanggapan Pertama Prodi. Bersama dengan hasil-hasil dari Kajian Kedua Prodi, informasi ini digunakan untuk menyusun Kajian Ketiga Prodi, yang berisi hasil sementara penilaian ‘A/C/W/D’ untuk setiap butir evaluasi. Laporan ini juga akan berisi daftar butir-butir yang akan diselidiki lebih lanjut dalam kegiatan Kajian Visitasi (KV). Laporan Kajian Ketiga Prodi ini tidak dapat diakses oleh WP / WLPP.

19. Perencanaan kajian visitasi

Setelah laporan Kajian Ketiga Prodi selesai disusun, Ketua Tim menyusun suatu Rencana Kajian Visitasi melalui SEO IABEE. Rencana ini mencakup tanggal-tanggal visitasi, jadwal harian rinci aktivitas yang akan dilakukan oleh TEP pada saat visitasi, serta pengaturan logistik yang terkait dengan visitasi.

20 kajian visitasi

Kajian Visitasi (KV) yang dilaksanakan oleh TEP akan mencakup kegiatan-kegiatan berikut:

Wawancara terhadap dosen, mahasiswa, administrator, serta staf pendukung untuk memperoleh pemahaman mengenai kesesuaian Prodi terhadap butir-butir KA dan ABEA, dan untuk mengidentifikasi isu-isu spesifik yang muncul dari kaji-ulang terhadap LED, dan dari kegiatan KV itu sendiri.

Pemeriksaan terhadap butir-butir spesifik sebagai berikut:

  • Fasilitas fisik: TEP akan memverifikasi kecukupan suasana akademik yang disediakan oleh Prodi melalui pendayagunaan berbagai fasilitas, dan bahwa pendayagunaan fasilitas ini berlangsung secara aman sesuai dengan peruntukannya. IABEE tidak akan memberikan pendapat mengenai kecukupan / kesesuaian fasilitas fisik terhadap peraturan-peraturan yang terkait dengan keselamatan, keamanan, kesehatan, dan perlindungan lingkungan, serta tidak pula pendapat / rekomendasi mengenai praktik-praktik terbaik yang terkait dengan prasarana fisik.
  • Materi ajar: TEP akan memeriksa contoh-contoh materi ajar yang mencakup deskripsi dan silabus matakuliah, buku-buku teks, tugas-tugas dan ujian-ujian, serta contoh-contoh hasil pekerjaan mahasiswa yang mencakup nilai tinggi, menengah, dan rendah.
  • Bukti bahwa Profil Lulusan yang dicanangkan oleh Prodi telah mempertimbangkan kebutuhan para Pemangku Kepentingan Prodi.
  • Bukti keberlangsungan suatu proses kaji-ulang Profil Lulusan yang didokumentasikan dan dimanfaatkan secara efektif, dengan melibatkan para Pemangku Kepentingan Prodi.
  • Bukti pelaksanaan asesmen pembelajaran, serta evaluasi pe, jincapaian Luaran Pembelajaran Prodi.
  • Bukti pelaksanaan kegiatan-kegiatan untuk meningkatkan mutu Prodi.
  • Fungsi-fungsi layanan pendukung untuk mahasiswa, untuk memastikan kecukupan layanan-layanan kemahasiswaan tersebut sesuai misi LPP, Profil Lulusan, dan Luaran Pembelajaran Prodi.
  • Proses pemantauan kemajuan studi mahasiswa dan pemberian gelar akademik untuk setiap mahasiswa.

Selama KV, para EVP ditugaskan untuk mengevaluasi ulang tingkat kesesuaian Prodi dengan setiap butir evaluasi, dan untuk mencatat hal-hal yang berupa Pengamatan. Pengamatan ini adalah hal-hal yang tidak tercakup dalam butir evaluasi, namun patut dicatat dan disampaikan untuk perbaikan Prodi.

21. pertemuan penutup

Suatu Pertemuan Penutup akan diselenggarakan di akhir sebuah proses Kunjungan Visitasi. Dalam pertemuan ini, Ketua Tim Evaluasi EAC akan menyampaikan secara lisan hasil-hasil pengamatan TEP yang bersifat faktual kepada pejabat eksekutif tertinggi LPP atau yang mewakilinya, serta pejabat-pejabat lainnya yang dikehendaki untuk disertakan dalam pertemuan oleh pejabat eksekutif tertinggi LPP. Prodi yang dievaluasi dapat menyimak ulang hasil-hasil faktual ini dalam SEO segera setelah Pertemuan Penutup usai.

22. tanggapan kedua prodi

Setelah penyampaian hasil-hasil pengamatan faktual dalam SEO, Prodi diberi waktu selama 7 (tujuh) hari untuk menyampaikan perubahan-perubahan hanya terhadap kesalahan atau kekurangan yang bersifat faktual dalam naskah yang dibacakan pada saat Pertemuan Penutup, jika hal-hal seperti demikian ditemui.

23. evaluasi pertama prodi

Setelah diterimanya Tanggapan Kedua Prodi, Ketua TEP memeriksa secara seksama seluruh hasil kaji-ulang LED dan KV yang terdokumentasikan dalam SEO IABEE. Ia kemudian menyusun laporan Evaluasi Pertama Prodi dalam SEO dalam tenggat yang telah ditentukan, yang kira-kira adalah dua minggu setelah tanggal Pertemuan Penutup. Dokumen Evaluasi Pertama Prodi ini dapat diakses oleh WP / WLPP melalui SEO.

24. tanggapan akhir prodi

Setelah penyelesaian laporan Evaluasi Pertama Prodi oleh Ketua TEP, Prodi diberi waktu selama 30 (tiga puluh) hari untuk menindaklanjuti temuan-temuan yang diidentifikasi dalam proses evaluasi sejauh ini. Prodi dianjurkan untuk mengunggah laporan-laporan serta bukti-bukti tindakan perbaikan dan/atau penyempurnaan yang telah dilaksanakan untuk menindaklanjuti temuan-temuan tersebut, hingga jatuhnya tenggat 30 hari.

25. evaluasi akhir prodi

Setelah tenggat masa tanggapan 30 hari berlalu, Ketua TEP menyusun laporan Evaluasi Akhir Prodi dalam SEO, dengan mempertimbangkan segenap tindak lanjut yang telah dilaporkan oleh Prodi. Laporan tersebut akan mencakup deskripsi mengenai Prodi, termasuk hal-hal yang menjadi keunggulannya, ringkasan asesmen kesesuaian Prodi dengan butir-butir KA dan ABEA yang dinyatakan dengan skor ‘A/C/W/D’, temuan-temuan yang diidentifikasi dan tindakan-tindakan perbaikan terkait oleh Prodi, serta pengamatan-pengamatan yang bersifat konstruktif yang dicatat oleh para EVP pada saat pelaksanaan KV. Laporan Evaluasi Akhir Prodi diserahkan oleh Ketua TEP kepada Ketua Disiplin EAC yang sesuai, dan tidak dapat diakses oleh WP / WLPP.

26. harmonisasi disiplin eac

Ketua Disiplin EAC menerima laporan Evaluasi Akhir Prodi dari Ketua TEP, dan kemudian menyelenggarakan suatu pertemuan Harmonisasi Disiplin EAC untuk mendiskusikan dan menyelaraskan inkonsistensi di antara para anggota TEP, serta inkonsistensi dengan hasil-hasil evaluasi Prodi yang serupa di masa lalu. Hasil-hasil pertemuan harmonisasi disiplin ini didokumentasikan dalam SEO.

27. sidang pleno eac

Setelah harmonisasi disiplin dituntaskan, Ketua EAC menyelenggarakan Sidang Pleno EAC tahunan untuk mengkaji-ulang hasil-hasil Evaluasi Akhir Prodi yang telah diselaraskan. Sidang kemudian merumuskan rekomendasi keputusan akhir akreditasi kepada Komisi Akreditasi IABEE. Sidang Pleno juga berperan sebagai forum untuk membangun pengetahuan dan berbagi pengalaman di antara para anggota EAC dan para EVP, yang bertujuan meningkatkan mutu keseluruhan proses evaluasi dan akreditasi secara berkesinambungan.

28. keputusan akreditasi

Keputusan akhir mengenai status akreditasi Prodi ditetapkan oleh Komisi Akreditas IABEE, dengan mempertimbangkan rekomendasi dari Ketua EAC. Keputusan tersebut akan disimpan dalam rekaman permanen IABEE.

Berdasarkan jenis evaluasi Prodi yang dilaksanakan, serta kesesuaian Prodi terhadap butir-butir evaluasi dalam KA dan ABEA, Prodi akan dikenakan satu dari lima jenis status akreditasi berikut:

  1. Not Accredited (NA) atau Tidak Terakreditasi: Status ini bermakna bahwa Prodi gagal secara substansial untuk memenuhi butir-butir evaluasi dalam KA dan ABEA, yang ditunjukkan oleh adanya temuan-temuan yang tak terselesaikan dengan kategori ‘Deficiency’. Status NA ini dapat diputuskan sebagai hasil proses Evaluasi Umum, Interim, maupun Provisional.
  2. Provisionally Accredited (PA) atau Terakreditasi Bersyarat: Status ini bermakna bahwa Prodi secara umum telah menerapkan butir-butir evaluasi dalam KA dan ABEA, namun belum mencapai kesesuaian penuh. Prodi dinilai berpeluang untuk mencapai kesesuaian penuh dalam periode tidak melebihi tiga tahun.
  3. Accredited until Next General Review (NGR), atau Terakreditasi Hingga Evaluasi Umum Berikutnya: Status ini bermakna bahwa Prodi memenuhi semua kriteria dan peraturan yang diuraikan dalam KA dan ABEA. Status NGR ini berlaku untuk periode tidak melebihi enam tahun.
  4. Accredited, Interim Evaluation without On-Site Visit (IE-NV), atau Terakreditasi,Evaluasi Interim tanpa Kajian Visitasi: Status ini bermakna bahwa Prodi masih menunjukkan temuan-temuan yang belum terselesaikan dengan kategori ‘Weakness’. Temuan-temuan ini dinilai tidak memerlukan pengulangan KV untuk mengkaji efektivitas tindakan-tindakan perbaikan yang akan ditempuh Prodi. Status IE-NV berlaku untuk periode yang tidak melebihi tiga tahun. Di akhir periode tersebut, Prodi harus menjalani proses Evaluasi Interim tanpa KV.
  5. Accredited, Interim Evaluation with On-Site Visit (IE-V) atau Terakreditasi, Evaluasi Interim dengan Kajian Visitasi: Status ini bermakna bahwa Prodi masih menunjukkan temuan-temuan yang belum terselesaikan dengan kategori ‘Weakness’. Temuan-temuan ini dinilai memerlukan pengulangan KV untuk mengkaji efektivitas tindakan-tindakan perbaikan yang akan ditempuh Prodi. Status IE-V berlaku untuk periode yang tidak melebihi tiga tahun. Di akhir periode tersebut, Prodi harus menjalani proses Evaluasi Interim dengan KV.

29. pengumuman akreditasi

Setelah keputusan akhir status akreditasi telah dicapai, Sekretariat IABEE melaksanakan pengumuman keputusan tersebut kepada publik. Status NA tidak akan diumumkan kepada publik, namun disampaikan secara langsung kepada WP / WLPP. Status lainnya akan diumumkan dalam laman IABEE dan disampaikan kepada WP / WLPP.